Regulamin Wydarzeń FORMULA DRIVE - Jazda Formułą Renault 2.0

Tor Kielce | Silesia Ring | Tor Ułęż

wersja [3] z dnia [11.06.2026]

§ 1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w wydarzeniach pod nazwą „Formula Drive - Jazda Formułą Renault 2.0”, organizowanych przez Emotivo Sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. 6 Sierpnia 1, 24-100 Puławy, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000497479, NIP 7162814883, REGON 061646803, zwaną dalej „Organizatorem”.

2. Regulamin ma zastosowanie do wydarzeń obejmujących jazdę lub przejazdy pojazdami Formula Renault 2.0 oraz aktywności organizacyjne i szkoleniowe z nimi związane.

3. Regulamin ma zastosowanie do Uczestników aktywnie biorących udział w szkoleniach i jazdach, przedstawicieli ustawowych lub opiekunów prawnych małoletnich uczestników, jeżeli Organizator dopuści udział małoletnich w określonej formule aktywności, osób towarzyszących, widzów, innych osób przebywających na terenie wydarzenia za zgodą Organizatora.

4. Wydarzenie może odbywać się na jednym z torów wskazanych przez Organizatora, w szczególności: Tor Kielce, Silesia Ring albo Tor Ułęż. Konkretne miejsce, data, godzina i harmonogram Wydarzenia są wskazywane w potwierdzeniu rezerwacji lub wiadomości organizacyjnej.

5. Regulamin jest udostępniany Uczestnikowi przed Wydarzeniem w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i odtworzenie. W przypadku dokumentów podpisywanych papierowo Regulamin może stanowić jeden dokument wraz z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

6. Integralną część zasad udziału w Wydarzeniu stanowią również: regulamin obiektu, na którym odbywa się Wydarzenie, instrukcje bezpieczeństwa przekazywane przez Organizatora, instruktorów, kierowców lub obsługę techniczną, harmonogram Wydarzenia oraz właściwe załączniki do Regulaminu.

7. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego Regulaminu, regulaminu i zasad obowiązujących na danym torze oraz poleceń Organizatora i osób działających w jego imieniu. W przypadku różnic wynikających ze specyfiki danego toru Organizator może przekazać dodatkowe informacje organizacyjne albo bezpieczeństwa właściwe dla konkretnego obiektu.

§ 2. Definicje

1. Wydarzenie - wydarzenie organizowane przez Organizatora, obejmujące w szczególności rejestrację, odprawę bezpieczeństwa, szkolenie, przygotowanie do jazdy, jazdę albo przejazd pojazdem Formula Renault 2.0 oraz czynności organizacyjne związane z realizacją usługi.

2. Uczestnik - osoba fizyczna korzystająca z usługi objętej voucherem, rezerwacją albo innym uprawnieniem do udziału w Wydarzeniu.

3. Uczestnik małoletni - osoba poniżej 18. roku życia dopuszczona wyłącznie do aktywności, które Organizator wyraźnie przewidział dla osób małoletnich.

4. Opiekun - przedstawiciel ustawowy albo opiekun prawny Uczestnika małoletniego, składający oświadczenia i zgody wymagane przez Organizatora.

5. Osoba Towarzysząca - osoba wskazana przez Uczestnika, która nie bierze aktywnego udziału w jeździe ani szkoleniu praktycznym, lecz przebywa na terenie Wydarzenia w zakresie dopuszczonym przez Organizatora.

6. Voucher / rezerwacja - dokument, kod, potwierdzenie albo inne uprawnienie potwierdzające możliwość realizacji usługi.

7. Tor - obiekt, na którym odbywa się Wydarzenie, w szczególności Tor Kielce, Silesia Ring albo Tor Ułęż.

§ 3. Warunki udziału

1. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest łączne spełnienie następujących warunków: posiadanie ważnego vouchera albo potwierdzonej rezerwacji, zapoznanie się z Regulaminem, złożenie wymaganych oświadczeń, spełnienie warunków bezpieczeństwa i warunków technicznych danej aktywności oraz punktualne stawienie się zgodnie z harmonogramem.

2. Spóźnienie się dłuższe niż 15 min lub nie stawienie się Uczestnika w zarezerwowanym dla niego terminie skutkuje utratą prawa do udziału w Evencie bez możliwości zmiany terminu lub zwrotu pieniędzy za zakup usługi oraz poniesionych kosztów z nią związanych.

3. Uczestnik aktywnie biorący udział w jeździe powinien spełniać co najmniej następujące warunki, o ile opis danej usługi nie stanowi inaczej: ukończone 18 lat, ważne prawo jazdy kategorii B albo równoważny dokument zagraniczny, maksymalny wzrost 190 cm oraz maksymalna szerokość w biodrach 50 cm.

4. Jeżeli Organizator dopuszcza udział Uczestnika małoletniego w określonej formule aktywności, warunkiem udziału jest uprzednie złożenie zgody i oświadczeń przez Opiekuna oraz pozytywna weryfikacja na miejscu, jeżeli Organizator przewidział taką weryfikację.

5. Ostateczna ocena możliwości technicznego i bezpiecznego udziału w Wydarzeniu należy do Organizatora, instruktora, kierowcy albo obsługi technicznej, w szczególności z uwagi na konstrukcję pojazdu, wyposażenie bezpieczeństwa, warunki torowe, warunki atmosferyczne, stan Uczestnika albo wymagania danego obiektu.

6. Organizator może odmówić dopuszczenia do udziału osobie, która nie spełnia warunków określonych w Regulaminie, podała dane niekompletne albo budzące uzasadnione wątpliwości, odmawia złożenia wymaganych oświadczeń, znajduje się pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub innych substancji wpływających na sprawność psychofizyczną albo stwarza zagrożenie dla siebie lub innych osób.

§ 4. Akceptacja Regulaminu i dokumentów

1. Uczestnik może zaakceptować Regulamin i złożyć wymagane oświadczenia przed Wydarzeniem w formie elektronicznej albo dokumentowej, jeżeli Organizator udostępni taki tryb, albo na miejscu Wydarzenia poprzez podpisanie właściwego oświadczenia.

2. W modelu papierowym Uczestnik albo Opiekun podpisuje właściwy załącznik lub jednostronicowe oświadczenie, w którym potwierdza otrzymanie Regulaminu wraz z informacją o przetwarzaniu danych osobowych oraz możliwość zapoznania się z ich treścią przed złożeniem podpisu.

3. Jeżeli Uczestnik albo Opiekun nie złoży wymaganych oświadczeń w terminie lub we właściwej formie, Organizator może odmówić dopuszczenia do udziału w Wydarzeniu.

4. Organizator może archiwizować podpisane dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej, w szczególności w postaci skanu, pod warunkiem zachowania ich kompletności, czytelności i możliwości przypisania do konkretnego Wydarzenia oraz Uczestnika.

§ 5. Rejestracja i weryfikacja na miejscu

1. Przy rejestracji na miejscu Uczestnik jest zobowiązany okazać dokument potwierdzający tożsamość, voucher albo potwierdzenie rezerwacji oraz ważne prawo jazdy, jeżeli jest wymagane dla danej usługi. W przeciwnym przypadku Organizator ma prawo odmówić wstępu na teren, gdzie odbywa się Wydarzenie

2. W przypadku Uczestnika małoletniego Organizator może wymagać obecności Opiekuna oraz okazania przez Opiekuna dokumentu tożsamości w celu potwierdzenia zgodności danych z dokumentami rejestracyjnymi.

3. Organizator nie ma obowiązku kopiowania dokumentów tożsamości ani prawa jazdy. Weryfikacja może polegać wyłącznie na okazaniu dokumentu i odnotowaniu faktu jej przeprowadzenia.

4. Osoby Towarzyszące mogą przebywać na terenie Wydarzenia wyłącznie w zakresie i liczbie dopuszczonej przez Organizatora oraz wyłącznie w strefach do tego przeznaczonych. Dzieci przebywające na Terenie Wydarzenia pozostają przez cały czas pod wyłącznym nadzorem osoby dorosłej.

§ 6. Zasady bezpieczeństwa

1. Uczestnik ma obowiązek bezwzględnie stosować się do wszystkich poleceń Organizatora, instruktorów, kierowców, obsługi technicznej, personelu zabezpieczającego oraz zarządcy obiektu.

2. Uczestnik ma obowiązek uczestniczyć w odprawie bezpieczeństwa oraz szkoleniu wymaganym dla danej aktywności.

3. Uczestnik ma obowiązek korzystać wyłącznie z wyposażenia ochronnego dostarczonego albo zaakceptowanego przez Organizatora.

4. Na terenie Wydarzenia zabrania się w szczególności: wchodzenia do stref wyłączonych z ruchu uczestników, samodzielnego uruchamiania pojazdów lub ingerowania w ich ustawienia, dotykania pojazdów i sprzętu bez zgody Organizatora, spożywania alkoholu, używania środków odurzających oraz zachowania stwarzającego zagrożenie dla życia, zdrowia lub mienia.

5. Organizator może wykluczyć z dalszego udziału osobę naruszającą Regulamin, regulamin obiektu, instrukcje bezpieczeństwa albo polecenia personelu.

§ 7. Odpowiedzialność Uczestnika

1. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że udział w aktywnościach torowych wiąże się z podwyższonym ryzykiem właściwym dla charakteru tej aktywności.

2. Organizator odpowiada na zasadach przewidzianych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

3. W przypadku spowodowania przez Uczestnika kolizji lub innego zdarzenia skutkującego uszkodzeniem pojazdu, infrastruktury lub wyposażenia, będącego następstwem umyślnego albo rażąco niedbałego naruszenia przez Uczestnika Regulaminu, zasad bezpieczeństwa lub poleceń Organizatora, instruktora albo obsługi technicznej, Organizator może wykluczyć Uczestnika z dalszego udziału w Wydarzeniu. Za każdą kolizję spowodowaną z winy Uczestnika, wynikającą z nieprzestrzegania przedstawionych podczas szkoleń zasad oraz poleceń instruktora Wykonawcy w trakcie Realizacji Przedmiotu Usługi, Uczestnik zobowiązany do wypłacenia na rzecz Organizatora kary umownej w wysokości 10 000 € (słownie: dziesięć tysięcy euro).

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, chyba że przyjął je na przechowanie.

§ 8. Przerwanie, odwołanie albo przełożenie Wydarzenia

1. Organizator może przerwać, ograniczyć, odwołać albo przełożyć Wydarzenie lub jego część, jeżeli jego przeprowadzenie stało się niemożliwe, niebezpieczne albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności z powodu niekorzystnych warunków atmosferycznych, awarii technicznych, wycieku płynów eksploatacyjnych, zakłóceń pracy urządzeń dostarczających energię, decyzji zarządcy obiektu, służb lub organów publicznych albo innych zdarzeń pozostających poza rozsądną kontrolą Organizatora.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Organizator zaproponuje Uczestnikowi nowy termin realizacji usługi albo inne rozwiązanie równoważne.

3. Organizator nie pokrywa kosztów dojazdu, noclegu, utraconego czasu ani innych kosztów pośrednich poniesionych przez Uczestnika w związku z przełożeniem, przerwaniem albo odwołaniem Wydarzenia, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 9. Zdjęcia, nagrania i wizerunek

1. Organizator może utrwalać przebieg Wydarzenia w formie materiałów fotograficznych i audiowizualnych dla celów dokumentacyjnych, bezpieczeństwa, relacyjnych oraz promocyjnych związanych z działalnością i markami należącymi do Emotivo.

2. Materiały przedstawiające ogólny przebieg Wydarzenia, w tym przejazdy, tor, strefy organizacyjne, w których wizerunek Uczestnika lub osób towarzyszących stanowi jedynie element większej całości, mogą być wykorzystywane w relacjach i materiałach promocyjnych marek należących do Emotivo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Wykorzystanie materiałów wyraźnie eksponujących konkretną osobę np. zbliżenia, wypowiedzi lub ujęcia pozowanego, może wymagać odrębnej zgody tej osoby albo jej Opiekuna, jeżeli dotyczy Uczestnika małoletniego.

4. Jeżeli Organizator przewiduje dodatkową, nieobowiązkową opcję przekazania Uczestnikowi pakietu zdjęć z Wydarzenia, zasady tej opcji mogą zostać określone odrębnie w formularzu albo komunikacji organizacyjnej.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące organizacji Wydarzenia albo realizacji usługi mogą być składane na adres e-mail Organizatora: biuro@formula-drive.pl albo pisemnie na adres siedziby Organizatora.

2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko zgłaszającego, dane kontaktowe, numer rezerwacyjny vouchera, opis sprawy oraz oczekiwany sposób jej rozpatrzenia.

3. Organizator udzieli odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że charakter sprawy wymaga dłuższego terminu; w takim przypadku Organizator poinformuje zgłaszającego o przewidywanym terminie odpowiedzi.

4. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Uczestnika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją i realizacją Wydarzenia jest Emotivo Sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. 6 Sierpnia 1, 24-100 Puławy, e-mail: biuro@formula-drive.pl.

2. Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi rezerwacji, organizacji i realizacji Wydarzenia, weryfikacji warunków udziału, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi reklamacji, kontaktu organizacyjnego, dokumentowania przebiegu Wydarzenia oraz ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

3. W przypadku Uczestnika małoletniego dane mogą obejmować również dane Opiekuna, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia zgody, weryfikacji na miejscu i zapewnienia bezpieczeństwa udziału małoletniego.

4. Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane rezerwacyjne, informacje niezbędne do weryfikacji warunków udziału, informacje o złożonych oświadczeniach, dane techniczne lub organizacyjne związane z rejestracją oraz dane zawarte w dokumentacji Wydarzenia.

5. Podstawą przetwarzania danych jest odpowiednio wykonanie umowy albo podjęcie działań przed jej wykonaniem, prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji Wydarzenia, zapewnieniu bezpieczeństwa i obronie przed roszczeniami, obowiązki prawne ciążące na Administratorze oraz zgoda w zakresie, w jakim jest ona wymagana dla określonych działań dodatkowych, w szczególności promocyjnego wykorzystania wizerunku.

6. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Organizatora przy realizacji Wydarzenia, w szczególności dostawcom usług IT, poczty elektronicznej, hostingu, obsługi SMS lub innego narzędzia autoryzacji, podmiotom obsługującym wydarzenie, fotografom, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub ubezpieczeniowe oraz innym podmiotom, którym dane muszą zostać udostępnione na podstawie przepisów prawa.

7. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji i rozliczenia Wydarzenia, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, chyba że dłuższy albo krótszy okres wynika z przepisów prawa lub odrębnych zasad retencji przyjętych przez Organizatora.

8. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody - prawo jej wycofania w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie danych niezbędnych do udziału w Wydarzeniu jest dobrowolne, lecz konieczne do obsługi rezerwacji i realizacji usługi. Niepodanie takich danych może uniemożliwić udział w Wydarzeniu.

11. Jeżeli dane Uczestnika zostały przekazane Organizatorowi przez osobę dokonującą zakupu vouchera albo rezerwacji na rzecz Uczestnika, źródłem danych jest ta osoba, a Administrator przekazuje niniejszą informację przy pierwszym kontakcie z Uczestnikiem albo najpóźniej przed udziałem w Wydarzeniu.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem [11.06.2026].

2. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z uwagi na zmianę przepisów prawa, zmianę zasad bezpieczeństwa, zmianę sposobu organizacji Wydarzeń albo wymogi torów, na których odbywają się Wydarzenia.

3. Do konkretnego Wydarzenia stosuje się wersję Regulaminu udostępnioną Uczestnikowi przed Wydarzeniem, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa wymagają innego rozwiązania albo zmiana jest korzystna dla Uczestnika.

4. Załącznikami do Regulaminu mogą być w szczególności: Załącznik nr 1 - oświadczenie Uczestnika pełnoletniego oraz Załącznik nr 2 - zgoda i oświadczenie Opiekuna Uczestnika małoletniego.

5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

Metryka dokumentu

ZAŁĄCZNIK NR 1 - OŚWIADCZENIE UCZESTNIKA PEŁNOLETNIEGO

do Regulaminu wydarzenia „Formula Drive – Jazda Formułą Renault 2.0” wersja [2] z dnia [11.06.2026]

Imię i nazwisko: ____________________________

Data urodzenia: ____________________________

Adres e-mail: ____________________________

Numer telefonu: ____________________________

Numer rezerwacji / vouchera: ____________________________

Ja, niżej podpisany/-a, oświadczam, że:

1. przed podpisaniem niniejszego oświadczenia otrzymałem/-am Regulamin wydarzenia „Formula Drive – Jazda Formułą Renault 2.0” w wersji [3] z dnia [11.06.2026] wraz z informacją o przetwarzaniu danych osobowych, miałem/-am możliwość zapoznania się z ich treścią oraz akceptuję Regulamin w zakresie dotyczącym mojego udziału w Wydarzeniu;

2. zapoznałem/-am się z zasadami bezpieczeństwa oraz zobowiązuję się do bezwzględnego stosowania poleceń Organizatora, instruktorów, kierowców i obsługi technicznej;

3. przyjmuję do wiadomości, że udział w jeździe torowej pojazdem Formula Renault 2.0 wiąże się z podwyższonym ryzykiem wynikającym z charakteru tej aktywności;

4. według mojej najlepszej wiedzy nie istnieją znane mi przeciwwskazania zdrowotne, psychofizyczne ani inne okoliczności uniemożliwiające mój bezpieczny udział w wydarzeniu;

5. posiadam ważne uprawnienie do kierowania pojazdem, jeżeli jest ono wymagane dla danej usługi, i okażę je Organizatorowi na jego żądanie;

6. podane przeze mnie dane są prawdziwe, kompletne i aktualne;

7. zobowiązuję się nie brać udziału w wydarzeniu pod wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychoaktywnych ani innych środków mogących obniżać sprawność psychofizyczną;

8. przyjmuję do wiadomości, że naruszenie zasad bezpieczeństwa albo odmowa podporządkowania się poleceniom personelu może skutkować odmową dopuszczenia mnie do udziału albo wykluczeniem mnie z dalszego udziału w wydarzeniu;

9. przyjmuję do wiadomości, że Organizator może utrwalać przebieg wydarzenia dla celów bezpieczeństwa, dokumentacyjnych i relacyjnych, zgodnie z przekazaną mi informacją o przetwarzaniu danych osobowych.

Miejscowość: ____________________________

Data: ____________________________

Podpis Uczestnika: ____________________________

ZAŁĄCZNIK NR 2 - ZGODA I OŚWIADCZENIE PRZEDSTAWICIELA USTAWOWEGO / OPIEKUNA PRAWNEGO

do Regulaminu wydarzenia „Formula Drive – Jazda Formułą Renault 2.0” wersja [2] z dnia [11.06.2026]

Dane przedstawiciela ustawowego / opiekuna prawnego

Imię i nazwisko: ____________________________

Adres e-mail: ____________________________

Numer telefonu: ____________________________

Podstawa działania [rodzic / opiekun prawny]: ____________________________

Dane małoletniego uczestnika

Imię i nazwisko: ____________________________

Data urodzenia: ____________________________

Numer rezerwacji / vouchera: ____________________________

Rodzaj aktywności: ____________________________

Ja, niżej podpisany/-a, działając jako przedstawiciel ustawowy / opiekun prawny małoletniego wskazanego powyżej, oświadczam, że:

1. przed podpisaniem niniejszego oświadczenia otrzymałem/-am Regulamin wydarzenia „Formula Drive – Jazda Formułą Renault 2.0” w wersji [3] z dnia [11.06.2026] wraz z informacją o przetwarzaniu danych osobowych, miałem/-am możliwość zapoznania się z ich treścią oraz akceptuję Regulamin w zakresie dotyczącym udziału małoletniego Uczestnika w Wydarzeniu;

2. wyrażam zgodę na udział małoletniego w aktywności wskazanej powyżej, o ile jest ona dopuszczona przez Organizatora dla osób małoletnich;

3. przyjmuję do wiadomości, że udział małoletniego w aktywności torowej lub towarzyszącej jej formule wiąże się z podwyższonym ryzykiem właściwym dla charakteru tej aktywności;

4. według mojej najlepszej wiedzy nie istnieją znane mi przeciwwskazania zdrowotne, psychofizyczne ani inne okoliczności uniemożliwiające bezpieczny udział małoletniego;

5. dane przekazane przeze mnie Organizatorowi są prawdziwe, kompletne i aktualne;

6. przyjmuję do wiadomości, że Organizator może odmówić dopuszczenia małoletniego do udziału albo przerwać jego udział, jeżeli uzna to za uzasadnione względami bezpieczeństwa, technicznymi albo organizacyjnymi;

7. zobowiązuję się do okazania dokumentu tożsamości przy weryfikacji na miejscu oraz do współpracy z personelem Organizatora w zakresie potwierdzenia zgodności danych;

8. przyjmuję do wiadomości, że Organizator może utrwalać przebieg wydarzenia dla celów bezpieczeństwa, dokumentacyjnych i relacyjnych zgodnie z przekazaną informacją o przetwarzaniu danych osobowych.

Miejscowość: ____________________________

Data: ____________________________

Podpis przedstawiciela ustawowego / opiekuna prawnego: ____________________________